仕事の進め方

【655】脳に逆らわず第二領域を実行する方法

 

今日は、

『脳に逆らわず第二領域を実行する方法』

というテーマで書きたいと思います。

最近タスク管理について

思うところがあります。

皆さんは、ToDoリストを作るも、

一向にタスクが減らない

なんてことないでしょうか?

 

私は正直そういったことがあります。

もちろんタスクを潰しても潰しても、

やることが減らないというか、

次から次へとやりたいこと、

やるべきことが湧いてきたり、

他人から振ってきたりします。

 

結果、仕事終わりに一向に減らない

タスクを見て、

自己嫌悪に陥ったりもするわけです。

 

この自己嫌悪の気持ちが湧いてしまうと

一日がすっきりしないというか、

更に行動力が鈍るといった

負の連鎖が始まるような気もします。

ある著名な漫画家は、

良い漫画を描くために自己嫌悪に

なるような行動を一切排除

しているそうです。

 

ということは、この漫画家さんは

自己嫌悪に陥る原因となる

タスクリストはそもそも作るない

のかもしれませんね。

もしくは作っていても

ビュンビュンタスクをこなせるかかも

しれません。

ある作業療法士は、

「すぐやらない」原因は、

脳が「すぐやる」モード

になっていないから。

人間には、

「やることをあと回しにするタイプ」

「切羽詰まらないとやらないタイプ」

などはなく、ただ私たちが自分の脳に、

「すぐやらない」ための情報を与えている

のが原因なのだそうです。

 

なかでも、<脳は、目から入った情報に、

もっとも大きな影響を受けて>おり、

「一度脳に見せてしまったら、

もう逆らえない」ということ。

 

あれもこれもやりたいと思って、

あれこれテーブルに載せると

その瞬間から脳は惑わされてしまい、

結局ひとつも達成できなく

なってしまうそうです。

 

ということは。。。

私のようにタスクリストを作って、

常に見えるようにしておくと

脳を惑わせ、結局ひとつも

達成できない。。。

タスクを終わらせるために

作っていたリストが

実はタスクを終わらせない

原因になっていたら、

考えただけでも怖い。。。

 

逆に、タスクリストを作る

としても、あれもこれも書く

のではなく、

これは必ずやるといった、

例えば第二領域的なものを

書いておくと、

それが実行され良い結果が

もたらされるかもしれません。

 

第二領域などは緊急性はなくとも

重要度はあるわけですから、

これを実行できると気分が

のること間違いなしです。

その証拠に本日は、ここ数日の

懸案事項(私にとっては

第二領域)を実施することが

でき気分がすごく良いのです。

そのおかけで、こういったブログ

を書く時間も作れたといっても

過言ではありません。

 

今後は第二領域のタスクリストは

常に見えるところにおき、

それ以外のタスクリストは作るが

あまり目の見えないところに

置くことでタスクを忘れることは

しないが、

あれもこれもといって脳も惑わせ、

結局ひとつもできていない

なんてことがないように工夫しよう

と思っています。

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■今日のまとめ

・やるべきことを、あれもこれも
目の前に出されると
脳は惑わされ結局、何一つできていない
といったことも起こりうる。

・であるならば、
目に付くところには、第二領域が
書かれたリストを置くことで
それをやるようになり、
それ以外のタスクは別のリストを作り、
忘れない程度にたまに見るようにしては
どうだろうか。

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【近況報告】

本日は英語でのプレゼンを実施。

実は明日が本番なのですが、

その前に明日のプレゼンに

参加できないという1名に練習

がてらプレゼンさせてもらいました。

これが意外とうまくいき

明日への小さな自信となりました。

【技術士タカジロウ 本日の第二領域活動】

・英語プレゼン

【649】締め切り宣言の効用

 

今日は、

『締め切り宣言の効用』

というテーマで書きたいと思います。

今日は色々とやるべきことが片付き、

これらのタスクが残っていることで、

なんとなく気分がどんよりと

していたのが、解消されました。

では、どんなタスクだったか?

どんなタスクだったかというと、

アメリカで住み始めると最初に

色々とやるべきことがあります。

いわゆる生活基盤の立ち上げ

というやつです。

その中でも本日は、

①妻のソーシャルセキュリティナンバー

取得、②妻を銀行口座の共同名義へ、

③自動車免許取得(学科試験)、

おまけで④歯医者

これらのタスクを実行に移せました。

英語でのやり取りが億劫

そうなんです。なんでこれらの

タスクが進まなかったかというと、

仕事を抜けなければいけない、

というのもありますが、

各場所で英語でやり取りするのが

億劫だったんです。

ただ全て終わってしまうと、

特に問題なく、あっけなく

終わったなという感じです。

皆さんもこういう経験はありませんか?

このやるまでは、何だかんだ

理由をつけてやらないのに、

いざやってしまうと、

大したことなく終わり、

こんなんだったらもっと早く

やっておくべきだった。。。

なんてことがありませんか?

私は良くあります(汗)

特にアメリカに来てからというもの

全てが、やる前にブレーキがかかって

しまっています。

例えば、あるお店に入ることや、

公共関係の手続き、英語での電話など。

これらも結局やってしまえば

大したことがないことが多いのです。

なので最近は、迷ったときは

とにかく一歩目を踏み出す。

そうすることで、あとは流れに乗って

ことが進んでいくのです。

お店に入るのが億劫になっても、

とりあえずお店のドアを開けてしまう。

すると店員が声を掛けてきて、

席に座って、注文する。みたいに、

どんどん流れていきます。

それでもやらないタスクもある

今日の私のタスクは、実はずっと

タスクリストに残っていました。

色んなやらない言い訳をして

やらずに放っていました。

では、そんな暖めていたタスクを

どうやって重い腰を上げるように

したのかというと。

それは締め切りを他人に宣言すること

私の場合、数人の仲間でFacebookの

グループを作成し、そこに毎週の

タスクを宣言することをしています。

今回のタスクは毎週、このグループに

投稿していましたが、それでも

やりませんでした。

ですが、ずっと忘れずに頭の片隅に

残っていました。

こうやって締め切りを他人に宣言し、

そのタスクを脳に刷り込んだのが

良かったのかもしれません。

私はこのグループを使って、

緊急ではないが、重要なこと。

7つ習慣でいう第二領域や、

自分の習慣にしたいものを

意識的に宣言するようにしています。

他人としては、それほど私の

宣言を気にしていないと思いますが、

やはり人間というものは、つくづく

まじめだと思うのですが、宣言する

ことで他人と約束をしたように感じ、

その約束を果たそうとするのです。

こうやって、毎週、第二領域のタスク

を宣言したり、習慣化したいタスクを

宣言していると、数年後には驚くべき

成果を手にしているかもしれません。

という、期待を持ちつつ実践していきます。

最後までお読み頂きありがとうございます。

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■今日のまとめ

・どうしてもやらずに残ってしまう
タスクは締め切りを他人に宣言してしまおう。

・そうすることで他人と約束したと思い、
何とか、そのタスクをこなそうとする

・それらの宣言が、第二領域のタスクや
習慣化したいタスクであれば、
リターンが大きいというもの。

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【近況報告】

今日は、以下の自分の中では第二領域

だったことを多く片付けることが

できました。

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【技術士タカジロウ 本日の第二領域活動】

・妻のソーシャルセキュリティナンバー取得

・口座に妻を追加

・自動車免許の学科試験受験→無事合格

・歯医者通院

【618】海外でのコミュニケーションの注意点

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今日は、

『海外でのコミュニケーションの注意点』

というテーマで書きたいと思います。

今日も以下の本を読んで気になった箇所を

ご紹介したいと思います。

今回でこの本の中味のご紹介は最終回と

したいと思います。

今日はこの本の中でも多くが

海外でのコミュニケーションについて

紙面を割かれていましたので、

そこについてのみ気になった箇所の

ご紹介となります。

グローバルマネジメントの信用は語学力で決まる

言葉の理解度が人の信用を判断する重要なポイントになっている。

米国では、相手がどこまで話の内容を

理解しているのかを徹底的に確認する。

聞き取りができない人は論外で、

聞き取りが完璧にできていることが伝わると

相手に信用される。

⇒ここまで書かれてると必死で英語を勉強
しなければと思いますね(^_^;)

現地従業員との信頼を築く対話術

まず現地従業員の考え方を聞く。

個人の考えとしてまず聞く。

なかには新任の上司に期待を込めて話しを

してくれる人もいる。その期待を裏切らないように

まず、すべてを聞き取ることが大事である。

そして、検討させてもらうと返事をして、

一度納める。ただし、海外では案件や相談を

聞いたまま返事をしないと、能力がないと評価

されることになるため、必ず返事をするようにする。

海外での信用ある対話とは、

ファイルのように「開いたら閉じる」ことだ。

その習慣を付ける必要がある。

⇒すごく分かり易い表現!
これはしっかりと肝に銘じる必要がある!

コミュニケーションとは「完璧に伝える」こと

会話に自信が持てないうちは、

メールと会話のダブルで

コミュニケーションを図るように

すると確実に伝えられる。

⇒さらには伝えたい事をお互い
書きながらコミュニケーションを図ると
良いと赴任経験者が言っていた。

赴任時の自己紹介のコツ

自己紹介をする際にもシナリオは重要で、

「なぜ私なのか?」

このコンセプトで自己紹介の内容を考える。

最初に具体的に伝えられると

好印象を得られ、組織のメンバーの

信頼を得られる。

自己紹介の内容は、

職務履歴やこれまでの実績、

キャラクターや趣味、

自己アピールなどで、

これらをうまくシナリオに乗せて

説明する。

勤務地での楽しみや目標を見つける

ストレス対応法を考えておく。

勤務先で趣味を持ったり、文化芸術を

楽しむようにすると、仕事だけの生活は

一変する。自分らしい時間が楽しめるようになる。

生まれ変わった気持ちになる。

日本食の入手困難な場合も、

たまにはラーメンやカレーを

食べられる環境を整えておくと、

文化の違う国での生活も乗り切れる。

「トーストマスターズクラブ」のような

自主的な英語研究会に参加し、

英語でのパブリックスピーチの

訓練準備があると、海外ではかなり違う。

⇒トーストマスターズといった具体的な
名称が出てきてビックリ。
まさに私自身も通っている最中。

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■今日のまとめ

・海外でのコミュニケーションの重要性を
実感。今のうちに準備できるものは
しておくことが肝心。

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【技術士タカジロウ 本日の第二領域活動】

・とあるかたのブラジルからの帰国報告会参加

【613】課題解決には発想力を持って立ち向かう

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今日は、

『課題解決には発想力を持って立ち向かう』

というテーマで書きたいと思います。

昨日は第二領域のような緊急性は低いが、

重要性が高いものをスピード感持って

やるためには、まずはその課題に対する

解決策を一つでいいので、出すことで

議論が活発になり、その一つの解決策から

派生して別の案が出やすくなる。

なぜなら人は比較対象が明確になると、

別の案が浮かびやすくなる。

なぜなら発想力が活性化されるから。

そのようなことを書きました。

今日も続けます。

たまたまあるメルマガを読んでいますと、

この発想力について取り上げていました。

そこには発想力は二つ目からという

内容が書かれていまして、

共感する内容でしたのでご紹介したい

と思います。

要は一つ目の解決策は簡単に出るもので

発想力が高いというのは二つ目、三つ目

といった次の案を考えられること。

一つ目の案は普通のアイデアで、

普通はそう考えるよね、ということ。

言い換えればひっかけクイズ

ようなもの。

そこて満足するのではなく、

そこから様々な案を出すことが

発想力の見せどころというもの。

上記のことはその通りだと思います。

前回のブログで言いたかったことは、

様々な課題に埋もれてしまい、

それが第二領域といった大事な課題で

あるほど、積み残すぐらいであれば、

とっとと一つでもいいので解決策を

関係者に開示し、そこから第二、第三の

案を考えていけばいいのでは?

それが大事な課題(第二領域)を

スピード感を持ってやるために

必要では?ということです。

人間は一つ案が出ると、脳が活性化され

発想力豊かになると思うので、

まさにそこからが発想力の見せどころ

だと思うのです。

日々の課題に埋もれてしまわないように

しっかりと発想力を鍛えて、

良い解決策が出せるように日々、

精進したいと思っております。

最後までお読み頂きありがとうございます。

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■今日のまとめ

・一つ目の解決策は誰もが考え付く

普通の解決策。

・大事なのは二つ目以降の案を

絞り出すこと。そこには発想力が

問われる。

・複数案を考えられるように

しっかりと発想力を鍛えたいもの

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【技術士タカジロウ 本日の第二領域活動】

・トーストマスターズ入会手続き

・ブログサイト小改善

 

【612】第二領域の課題をスピード感持って解決する方法

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今日は、

『第二領域の課題をスピード感持って解決する方法』

というテーマで書きたいと思います。

日々仕事をしていると、

様々な課題にぶつかることが

あると思います。

そういった課題に直面した時、

皆さんはどのように解決している

でしょうか?

本日はこの課題解決について

最近思ったことについて記したいと思います。

最近は新しくできた組織で働いていることも

あって、日々課題だらけといいますか、

色々と決めないといけないことが多いです。

例えば、職場の運営方針であったり、

メンバーの育成プランであったり、

職場自体の将来ビジョンであったりと。

そういった大きな課題であればあるほど、

様々な要因が絡み合っていることが

多いので、まずは課題整理が大変です。

そして解決策も数人とも意見を共有し

合意しながら進めていく必要があります。

この解決案を議論するときに思うのが、

人間というものは何かしらの案がないと

中々意見がでないというか、

多分それは比較対象がないと、雲を掴む

ような話のために解決策もイメージが

付かず意見が出ないのだと思ってます。

その時にまずやることは、

とにかく誰かが案を持ってくること。

そうすれば議論が活発になると思うからです。

ここからが議論で集まったメンバーの本領発揮

の部分だと思うのですが、

一つ案がでると脳が活性化し、次の案を

考えようとします。

まさに発想力が問われるわけです。

もちろん最初から誰かが複数案を持ち込み、

それに対して議論するのが良いかと思いますが、

中々大きな課題だと手を付けにくいというか、

緊急性が高いものならまだしも、

第二領域(重要度は高いが、緊急度が低い)

場合は、人は手が進まなかったりします。

であるならば、決め打ちの案でも良いので

誰かが持ち込み、それをたたき台に、

以降、発想力を活かして一気に複数案を出し、

解決策を絞り込んでいく。

そんなやり方がスピード感を持って

第二領域課題を解決していくには良いのでは?

と最近思ったりもします。

最後までお読みいただきありがとうございます。

 

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■今日のまとめ

・第二領域の課題は中々進まなかったりします。
緊急性がないため意志の力が働きずらかったり
するためです。

・その第二領域の解決方法は、とにかく誰かが
解決案を一つ持って来ること。

・そうすることで議論が活発になり、次の案が
でやるくなる

・それは比較対象が出たことにより、
議論するメンバーの脳が活性化され
発想力が活かされるため

・第二領域の課題をスピード感を
持ってやるには、この方法が早いような
気がしている

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【技術士タカジロウ 本日の第二領域活動】

・最近独立されたSさんと久しぶりにスカイプ面談

・トーストマスターズ入会手続き